こんにちは。いーかです。
PDFは「相手の環境でも同じに見えるはず」なのに、提出・共有の場面でだけ事故りがち。ここでは 送る前30秒のチェックで、崩れ・印刷ズレ・見落としを減らす“型”だけまとめます。
できたところまででOK。今日は『ここまで進んだ』が成果です。
30秒まとめ（結論1行＋まず試す1手）
結論：PDFは「作る」より「別環境で確認してから送る」が本体。
まず試す1手：スマホで1ページ目だけ開いて確認（崩れはだいたいここで見つかる）。
よくある事故（これを潰す）
- 送ったら 文字がズレる／折り返しが変
- 印刷すると切れる（画面では正常に見える）
- 表や図が はみ出す／縮む
- ページ番号・余白が 微妙にズレる
- そもそも 容量が重くて送れない
“崩さず渡す”最小の型（3つだけ）
- 原本を残す：Word/Excel/画像の元データは必ず残す（PDFだけにしない）
- 別ビューアで開く：作ったアプリ以外で開いて確認（Edge/Chrome/スマホなど）
- 印刷プレビューを見る：印刷が絡むなら必須（画面OKでも印刷で死ぬ）
PDF事故は「相手の環境」で起きる。だから“別環境チェック”が最強です。
送る前30秒チェック（これだけ）
① PCで10〜15秒（ざっくり崩れ検知）
- 先頭ページ：見出し・本文の折り返し・画像の位置
- 最後のページ：余白／はみ出し／途中で切れてないか
- ズームを変える：150% → 75%（レイアウト破綻が出やすい）
② スマホで10〜15秒（相手目線チェック）
- 1ページ目だけでOK：文字が潰れてない／改行が変じゃない
- 表や図があるなら：指で拡大して読めるか
③ 送る前5秒（地味に効く）
- **ファイル名（版）**が分かるか
- 容量が重すぎないか（添付で詰まる前に気づく）
“別ビューア”の具体例（迷わない）
- Windows：Edge / Chrome（内蔵PDF表示で十分）
- スマホ：標準のPDF表示（ブラウザ or ファイルアプリ）
- Adobe系が入っていればそれでもOK。目的は「別の環境で崩れを見つける」こと。
作り方の最小ルール（Office系：迷ったらこれ）
- 基本は エクスポート／PDF作成（安定しやすい）
- 「印刷 → PDF」は便利だけど、設定次第でズレるので 必ず30秒チェックする
提出・共有チェックリスト（必要なところだけでOK）
- 原本（編集元）を残した
- 別ビューアで開いた（Edge/Chrome等）
- スマホでも開いた
- 先頭＆最後だけ確認した
- 表・図があるなら はみ出しがない
- リンクが必要なら クリック確認した
- 印刷が絡むなら 印刷プレビューを見た
- ファイル名に日付・版が入っている
- 容量が大きすぎない
- 個人情報があるなら 削除/マスクを確認した
事故パターンTop5 → 最短対処
1) 文字の折り返しが変（見た目が崩れる）
- まず：別ビューアで開く（ビューア差で見え方が変わる）
- 直らない：元ファイル側を軽く整えて再出力（PDF上で無理に直さない）
2) 表や図がはみ出す
- まず：元で余白・配置を少し調整 → 再PDF
- 再出力したら：先頭＆最後だけ再確認
3) 印刷すると切れる（最も多い）
- まず：印刷プレビューで「用紙サイズ／倍率（拡大縮小）」を見る
- ※印刷の深掘りは別記事（PDF⑥）で“型”を固定するのが安全
4) 容量が重すぎて送れない
- まず：画像が多いなら 画質を落としすぎない範囲で圧縮（PDF③へ）
- “最小化しすぎ”は文字も画像も読めなくなるので注意
5) 相手が編集したいと言ってくる
- PDFは基本 完成品。編集前提なら
- 元ファイルも一緒に渡す（または共有リンクで渡す）
- 版管理（v1/v2）を最初から決めると揉めにくい
相手に渡す作法（ここで事故が減る）
- ファイル名に 日付＋版を入れる
- 例：
提出書類_2025-12-30_v1.pdf
- 例：
- 修正したら v2 に上げる（上書き地獄を防ぐ）
- “どれが最新？”が起きそうなら、メール本文に 版（v2） を明記する
今日の1アクション
次にPDFを送る前に、スマホで1ページ目だけ開く。
ミニクイズ（解答は記事末尾）
Q1. PDF事故を減らす「3つの型」は？
Q2. 30秒チェックで最低見るべきページは？
Q3. 印刷が絡む時に必ずやる確認は？
用語の解説（最小）
- ビューア：PDFを「見る」アプリや機能（Edge/Chrome/スマホ表示など）
- 印刷プレビュー：実際に印刷する前に、切れ・倍率・用紙を確認できる画面
- 原本：PDFにする前の元データ（Word/Excel/画像など）
- 版（バージョン）：v1/v2のように、更新履歴を分けるための番号
ミニクイズの解答
A1. 原本を残す／別ビューアで開く／印刷プレビューを見る
A2. 先頭ページと最後のページ（＋表があるならそのページ）
A3. 印刷プレビュー（用紙サイズ・倍率の確認）
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